Какие бывают конференции названия. Конференции бывают…

Понятие и виды конференций. Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку.

Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции.

Существуют также другие виды конференций. Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются: проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений; особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию; политика государства в отношении определенных отраслей; практика работы лучших компаний отрасли и т.п. отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи. процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности: бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов, оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора организация питания техническое обеспечение конференции разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия подготовка и печать пресс-китов фотосъемка и видеосъемка развлекательная программа Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс- конференциями.

Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио. Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом. В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков.

Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати.

Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч. Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников.

Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее.

Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей. Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки.

В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка.

Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию. 2 Организация и проведение конференций 2.1

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Возможности конференции как коммуникативного канала

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности.. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются.. Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Лекция 13. Конференции: виды, формы и правила участия.

Основные понятия:

Конференция - форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно учёные или студенты) представляют и обсуждают свои работы. Конференции имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными семинарами и тренингами. Самое важное из которых то, что выступление участников на похожие темы позволяет рассмотреть вопрос с нескольких сторон, исчезает однобокость, присущая при обучении одним преподавателем. Конференции позволяют услышать о различных подходах к решению одной задачи.

Конференции, в зависимости от критерия, делятся на несколько видов .

В зависимости от направления:

Научно-теоретическая конференция (НТК)

НТК – это конференция, на которой обсуждаются теоретические подходы к решению различных научным проблем и вопросов, постоянно возникающих в ходе исследований или экспериментов.

1. Научно-практическая конференция (НПК)

НПК – это такая конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по, различного рода, практическим и прикладным задачам.

2. Научно-техническая конференция (НТехК)

НТехК – конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по различным техническим и технологическим вопросам.

Однако в последнее время стали выделять 4-й вид – бизнес-конференцию . БК – конференции, на которых обсуждаются бизнес-проблемы, особенности действующего законодательства, политика государства по отношению к определенным отраслям и т.д.

В зависимости от охваченной территории:

1. Локальные (школьные, факультетские, внутривузовские, межвузовские)

2. Региональные, областные

3. Всероссийские

4. Всероссийские с международным участием

5. Международные

По тематике конференции делятся:

1. Узкоспециализированные, т.е. посвященные какой-либо отдельной тематике:

Общественным и гуманитарным наукам (журналистика, история, педагогика, социология, экономика, управление и т.д.);

Техническим наукам (биотехнология, машиностроение, нанотехнологии, телекоммуникации, электротехника и т.д.);

Естественным наукам (археология, химия, геология, биология, математика, фармакология и т.д.).

2. Конференции широкой тематики, охватывающие общенаучные вопросы (например, «Наука в современном мире», «Современные проблемы гуманитарных и естественных наук»)

Существует несколько форм конференций:

1. Очные (участник приезжает на саму конференцию и принимает непосредственное участие)

2. Заочные (участник отправляет свои тезисы и заявку на почту оргкомитета конференции, конференция проходит без его непосредственного участия)

3. Internet -конференции (конференция проводится на сайте конференции или организации, чаще всего на форуме, в виде коллективного обсуждения)

Конференция проводится в несколько этапов :

1. Планирование.

Продумывается форма конференции и определяется ее название. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени (например, ежегодные), что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию.

2. 1-й организационный этап.

Назначаются и распределяются рабочие группы, оргкомитет, определяется председатель и сопредседатель оргкомитета конференции. Чётко определяется тематика, сектора конференции и т.п.

3. Информационный этап.

Чаще всего о конференциях сообщается в информационном письме (т.н. циркуляре) или на стендовом объявлении. Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

Название конференции и эмблема, дата и место проведения;

Организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;

Информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;

Рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.

4. 2-й организационный этап.

Поступают заявки, тезисы и оргвзносы от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. Проводится отбор участников из числа людей, подавших заявку. Чаще всего, на этом этапе рассылается 2-ое информационное письмо отобранным участникам.

5. Собственно конференция.

На этом этапе проходит заселение участников, открытие конференции (часто сопровождается небольшим концертом) слушанье докладов, просмотр стендовых докладов. Во время конференции обычно устраиваются различные экскурсии в НИИ, университеты, музеи, на предприятия, обзорные экскурсии по городу. Если конференция длится несколько дней, то, скорее всего, один из дней посвящен научным или научно-популярным лекциям для участников. Между длинными докладами устраиваются кофе-брейки на 15-20 минут. После конференции жюри обсуждают работы, представленные на ней, и присуждают места лучшим докладчикам. Проходит награждение победителей (а зачастую и всех участников). Чаще всего на награждении вручаются и сборники работ, в которых присутствуют отправленные участником тезисы. После конференции практически всегда проходит фуршет или банкет со всеми участниками и оргкомитетом.

Правила участия в конференции определяются оргкомитетом данной конференции и оговариваются в информационном письме. Поэтому каких-то определенных строгих правил нет. Чаще всего, в зависимости от вида конференции, участником ее может стать школьник или студент, а также молодой ученый в возрасте до 35 лет. Участник должен заполнить заявку на участие по форме, которая прилагается в информационном письме либо на сайте конференции. После этого участник должен написать и отправить тезисы своей работы (краткое описание проделанной работы) на электронную почту конференции или организации, которая ее проводит. Для написания тезисов обычно предписаны строгие правила, это необходимо для того, чтобы не возникло проблем при печати сборника тезисов. Если конференция международная или всероссийская с международным участием, то обычно просят выслать в дополнение к русскому варианту тезисов еще и английский сокращенный вариант. После того как тезисы отправлены, остается только ждать ответа от оргкомитета. В случае положительного ответа, участник вправе попросить прислать ему пригласительное письмо, чтобы получить деньги на поездку от командирующей стороны (школы, вуза). Пригласительное письмо должно содержать в себе Ф.И.О. участника, название конференции, дату и место ее проведения, название работы участника, контакты оргкомитета (секретаря) и подпись ответственного лица.

Вопросы для повторения

1.Назовите основные этапы проведения конференции.

2.Конференции какой тематики наиболее приоритетны в науке на сегодняшний день?

3.Какие аспекты должны обязательно рассматриваться в информационном письме?

4.Какой спецификой обладает конференция в отличие от традиционных семинаров и тренингов?

5.В чем отличие научно-теоретической и научно-практической конференции?

Задания для самоконтроля

1.Отобразите в схеме типологию конференций (основные критерии, виды конференций).

2.Приведите по одному примеру конференций: локальных, региональных, всероссийских, всероссийских с международным участием, международных.

Из года в год ее становится все больше и больше. В каждой стране, городе, научном центре или обычном офисе эта информация приумножается в сотни раз ежесекундно. Этот процесс продолжается века, а сейчас он только набирает темпы. Таким образом, люди имеют возможность накапливать опыт. Но что, если какие-то идеи придут в голову нескольким людям, только в разное время? И они будут работать над ними, не зная, что проблема уже изучена. Чтобы этого избежать, нужен постоянный обмен информацией между людьми одного направления деятельности. С такими целями и проводились первые конференции.

Понятие «конференция» и его возникновение

Конференция - это собрание людей, которые могут быть представителями групп, организаций или государств. Они могут быть просто и собираться для того, чтобы обсудить интересующие их вопросы.

Люди издревле прибегали к такому методу общения и Об этом свидетельствуют записи, которые дошли к нам еще из Древней Греции. Как известно, именно эта страна стала родоначальницей множества современных наук. Сохранившиеся документы говорят нам о том, что первая конференция, которая была зафиксирована документально, проводилась еще в 416 году до н. э. Известный афинский трагик Агафон устроил пир для своих друзей. А какой пир без философских изречений? Поэтому каждый из присутствующих высказывал свое мнение в виде монолога, рассуждая об Эроте - древнегреческом

Простым гражданам в те далекие годы не было времени задумываться над чем-то высоким и философствовать. Поэтому древняя конференция - это собрание, скорее, городской знати, которые и были философами и учеными.

В России до начала XX века, а именно до 1917 года, конференцию определяли как совет профессорского состава в военных академиях.

Цели конференции

Каждая конференция имеет свою цель, в зависимости от того, такая тема будет рассматриваться и что именно организаторы пытаются донести, проводя ее. Но все же имеются общие черты, которые присущи каждой из проводимых конференций.

Цели конференции:

1. Изучение и обсуждение инновационных методов решения поставленной проблемы, результатов практического внедрения их в жизнь.
2. Взаимный обмен накопленной информацией и идеями, поиск еще нераскрытых проблем и совместное их решение путем сотрудничества различных организаций, представленных на конференции.
3. Доклады участников конференций для демонстрации их успехов и достижений (презентации, мастер-классы, практические семинары).
4. Знакомство представителей организаций и установление между ними связи для более четкого результата исследований.

Виды конференций

Конференция - это потребность современного мира, без которой обойтись просто нельзя. Они позволяют рассмотреть вопросы, интересующие присутствующих с разных сторон, что позволяет осмыслить разные пути решения одной и той же проблемы.

Существует несколько видов конференций, и они зависят от выбранного критерия.

Виды конференций (по направлению) - бизнес-конференция, а также научно-практическая конференция.

По территории, которая была охвачена:

Локальная;

Областная;

Национальная;

Национальная с участием представителей других стран;

Международная.

По тематике конференции делятся на:

Тематические (узконаправленные);

Многоцелевые.

Формы конференций

Кроме видов выделяют также и формы, которые присущи конференциям:

1) Очная конференция - это непосредственное участие всех желающих и приезд к месту проведения мероприятия.

2) Заочная - участники сами не приезжают на нее, а отправляют заявки и статьи по почте в оргкомитет.

3) Интернет-конференция проводится на определенном сайте в виде форума, то есть обсуждения насущней проблемы.

Особенности научных конференций

Научные конференции являются одними из самых распространенных. Их цель - собрать в одном месте людей, которые занимаются исследованиями, и обсудить их достижения. Тема, время и место проведения сообщаются обычно заранее. Это оповещение может быть в форме либо либо в форме стендового объявления.

Исследователи, которые собираются представить свой труд, должны заранее предоставить организаторам тезисы своих докладов. Также со всех участников конференции может взыматься взнос.

К этому виду конференций относят и научно-практические. Такие мероприятия отличаются тем, что в их рамках исследователи не просто обсуждают теоретические проблемы и возможные пути их решения, а представляют результаты своей практической деятельности, собственные наработки.

Научная конференция является промежуточным звеном между конгрессом и семинаром, соединяя в себе некоторые особенности и того и другого.

Таким образом, конференции проводят для обмена информацией между людьми и установлением между ними связей. Научные конференции, как один из видов, помогают исследователям рассказать друг другу о своих продвижениях в работе.

Конференция (ср.-век. лат. conferentia - от лат. confero - собираю в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц, ученых для обсуждения определенных вопросов.

Виды конференций

• · Научные конференции
• · Эхоконференции
• · Веб-конференции
• · Видеоконференции
• · Конференц-связь
• · Бизнес-конференции
• · Пресс-конференции

Научные конференции (англ. Academic conference ) — форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Виды научных конференций:

• · Научно-теоретическая конференция
• · Научно-техническая конференция

Эхоконференции (эхи) - форма публичного общения людей в сети FidoNet. FidoNet - некоммерческая любительская сеть - по большей части самоуправляемое сообщество, в котором координация действий и разрешение конфликтов осуществляется избираемыми и/или назначаемыми координаторами в соответствии с FidoNet Policy и другими документами (в данной работе структуры координаторов рассматриваются автором лишь в связи с их взаимоотношениями с модераторами эх).
Эхи представляют собой публично доступные потоки писем определенной тематики, передаваемые от системы к системе.

Веб-конференции (англ. Web conferencing ) — технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения. При этом каждый участник находится на своём рабочем месте за компьютером.

Веб-конференции, которые предполагают «одностороннее» вещание спикера и минимальную обратную связь от аудитории, называют Вебинарами.

Видеоконференция (англ. videoconference ) — это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в реальном режиме времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Видеоконференцсвязь — это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов, при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учетом передачи управляющих данных.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации; при чрезвычайных ситуациях; для сокращения командировочных расходов в территориально распределенных организациях; повышения эффективности; проведения судебных процессов с дистанционным участием осужденных, а также как один из элементов технологий телемедицины и дистанционного обучения.

Во многих организациях видеоконференция приносит максимальную эффективность, а именно:

• - снижает время на переезды и связанные с ними расходы;
• - ускоряет процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях;
• - сокращает время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции;
• - увеличивает производительность;
• - решает кадровые вопросы и социально-экономические ситуации;
• - предотвращает усталость и стресс;
• - позволяет следить за состоянием рынка и быстро реагировать на его изменения;
• - дает возможность принимать более обоснованные решения за счёт привлечения при необходимости дополнительных экспертов;
• - быстро и эффективно распределяет ресурсы, и так далее.

Конференц-связь (англ. conferencing ) — это услуга (функция, сервис) связи, обеспечивающая возможность одновременного телефонного общения трех и более абонентов (собеседников).

Конференц-связь используют для проведения групповых обсуждений, совещаний или переговоров в тех случаях, когда у собеседников нет возможности встретиться лично, а также в случаях, когда одну и ту же проблему требуется обсудить сразу с несколькими телефонными абонентами.

Использование конференц-связи позволяет значительно экономить временные ресурсы, в результате чего эта услуга получила широкое распространение в мире.

Конференц-связь подразумевает, что:

• - все собеседники общаются только голосом (никаких других способов передачи информации, кроме речевого, не предоставляется);
• - все собеседники могут говорить и слышать друг-друга одновременно (то есть обеспечивается дуплексная связь);
• - участники используют для общения телефоны (стационарные, мобильные или программные).

Бизнес - конференции - собрание представителей одной или нескольких компаний с целью обсуждения результатов сотрудничества в сфере бизнеса, обсуждение проблем возникающих при реализации бизнес-идеи, путей решения этих проблем, улучшение взаимодействия. Такие собрания обычно проводятся в оборудованных конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и пр.)

Пресс-конференция — организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами, проводимая в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

2. Организация и проведение конференций

• 2.1 Организация конференции
• 2.2 Проведение конференции

3. Международные конференции

• 3.1 История международных конференций
• 3.2 Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций
• 3.3 Правила процедуры и формы работы

Заключение

ВВЕДЕНИЕ

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.

Цель работы - исследовать процесс организации конференции.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».

Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.

1. Общая характеристика конференций 1.1 Понятие и виды конференций Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Имеет место также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;политика государства в отношении определенных отраслей;практика работы лучших компаний отрасли и т.п.отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатораорганизация питаниятехническое обеспечение конференцииразработка и воплощение в жизнь концепции мероприятияподготовка и печать пресс-китовфотосъемка и видеосъемкаразвлекательная программаПресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. При этом и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.2 Организация и проведение конференций 2.1 Организация конференции Конференция, как и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как для самих участников, так и для организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря в организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.Это достаточно сложный процесс, который потребует большого количества сил и времени:- подобрать конференц-зал;- создать комфортную атмосферу, отвечающую формату и целям делового мероприятия;- продумать и учесть множество организационных моментов.Секретарь может предложить различные варианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать необходимое конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь!Осуществление работ по проведению конференции начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса - это указание дат начала и окончания конференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.В первую очередь необходимо подобрать место проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.Заказчик обязан проинформировать участников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.В случае необходимости предоставления визовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницы до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных туров для участников конференции и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.Все положения, перечисленные выше, находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.2.2 Проведение конференции Подготовка к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:1) помещение для заседаний на все время их проведений;2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;4) обслуживание в зале заседаний.Проведение конференции начинается с прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом последнего участника. В течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.В случае необходимости принимающая сторона может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества.Сотрудники принимающей стороны могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.), помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.3. Международные конференции 3.1 История международных конференций История международных конференций уходит в далекое прошлое. Первоначально, вплоть до второй половины XIX века, среди международных конференций различали конгрессы и конференции. Конгрессами именовались обычно такие международные конференции, в которых участвовали главы государств и правительств и которые преследовали заключение мирных договоров: таковы, например, Венский конгресс 1815 года, Аахенский конгресс 1818 года, Парижский конгресс 1856 года. При этом уже с конца прошлого века и особенно с начала XX века термин «конгресс» совсем выходит из употребления, и в практику межгосударственных совещаний все чаще внедряются названия «международная конференция» и «международное совещание»: Версальская конференция 1919 года, Конференция трех великих держав в период второй мировой войны, Парижская мирная конференция, Женевское совещание глав правительств четырех держав 1955 года, Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе 1972-1975 годов и др.Термин «конгресс» чаще всего употребляется в отношении международных совещаний и встреч либо общественных организаций, либо специалистов и научных деятелей - Конгресс миролюбивых сил, Всемирный конгресс профсоюзов, Международный конгресс хирургов и т.п.В практике международных конференций социалистических государств было принято, как правило, название «совещание». Таковы совещания руководителей партий и глав правительств государств - членов Совета Экономической Взаимопомощи; совещания Политического Консультативного Комитета Организации Варшавского Договора; совещания представителей коммунистических и рабочих партий социалистических стран. Созыв совещаний прочно вошел в практику международного коммунистического движения. Достаточно напомнить о Совещаниях коммунистических и рабочих партий в 1960 и в 1969 годах, о совещаниях коммунистических и рабочих партий Европы, Латинской Америки, Ближнего Востока и др.Международные конференции разумеется, созываются не только на самом высоком уровне - глав государств и правительств. Международные конференции находят самое широкое распространение на самых различных уровнях.Среди современных международных конференций необходимо четко различать два основных вида: международные конференции, являющиеся сессионным органом международных организаций, и международные конференции, имеющие самостоятельное значение и созываемые по данному конкретному вопросу или вопросам.. При этом в практике ряда международных специализированных организаций, создание которых во времени уходит к началу XX или даже к концу прошлого века, сохранилось название «конференция» как сессионного представительного органа этих международных организаций.По предметному содержанию работы и целям созыва международные конференции и совещания могут подразделяться на политические международные конференции и на международные конференции по специальным вопросам. В зависимости от предметного содержания работы международных конференций государства определяют и вид представительства на них.За последний период международные встречи и конференции стали особенно частыми. Это в значительной мере объясняется стремлением народов и миролюбивых государств к смягчению напряженности в международных отношениях. Особо важное значение придается встречам на высшем государственном и партийном уровнях, то есть встречам глав правительств и государств, руководителей партий, или, как их стали именовать, встречам в верхах. Сочетание в одном лице партийного и государственного руководства страны становится обычной практикой переговоров и совещаний на высшем уровне. Именно такие встречи могут привести к серьезному повороту в международных отношениях, ибо главы правительств и государств, высшие партийные руководители обладают необходимыми полномочиями и авторитетом для принятия решений крупного международного значения. Разумеется, успех таких встреч зависит прежде всего от взаимного стремления участников встречи к разрешению спорных вопросов и подготовительной работы к ним.Каждая международная встреча или конференция представляет собой важный этап в развитии международных отношений и развитии отношений между отдельными странами. Такая встреча подготавливается заранее, ибо не получить никакого результата от встречи или закончить встречу полным провалом только вследствие ее неподготовленности отнюдь не является свидетельством искусства дипломатии.Между тем развитие международных отношений и всей международной обстановки в 60-70-х годах поставило со всей остротой вопрос об отказе от политики «холодной войны» и конфронтации и о переходе к политике смягчения международной напряженности и переговоров, которые привели бы к перелому в отношениях между государствами в интересах прочного мира и международного сотрудничества. Важнейшую роль в достижении такого перелома сыграли встречи и переговоры на высшем уровне, которые стали новым эффективным средством социалистической дипломатии.3.2 Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций При подготовке любой международной встречи нужно учитывать, каких результатов можно достичь в итоге такой встречи.Инициатива созыва или предложение созыва международных конференций и совещаний принадлежит отдельным государствам, группам государств и международным органам, имеющим на это полномочия.В каждом отдельном государстве правом на предложение созвать международную конференцию или совещание обладают органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел или дипломатические работники, специально уполномоченные на проявление инициативы созыва своим правительством. Группа государств в коллективном порядке обычно проявляет инициативу в форме предложения, содержащегося в коммюнике совещания представителей данных государств. Так, например, предложение о созыве всемирной конференции по торговле было поддержано государствами - членами Совета Экономической Взаимопомощи в коммюнике Совещания руководителей коммунистических и рабочих партий и глав правительств стран - членов СЭВ, состоявшегося в Москве 26-28 июля 1963 г. Предложение о созыве совещания представителей всех европейских стран по безопасности и сотрудничеству в Европе в конкретной форме было сформулировано в марте 1969 года на Совещании ПКК стран - участниц Варшавского Договора и опубликовано в коммюнике об этом совещании, а затем разослано правительствам всех европейских стран, США и КанадыИнициатива созыва международных конференций может быть проявлена и сессионными органами международных организаций Устав Организации Объединенных Наций предоставляет полномочия на созыв международных конференций Генеральной Ассамблее, Экономическому и Социальному Совету и Совету по Опеке. Разумеется, что такую инициативу может проявить и Совет Безопасности ООН Инициатива созыва международных конференций специального, отраслевого характера принадлежит специализированным учреждениям ООН, например Всемирному почтовому союзу, Международному союзу электросвязи и др.При созыве сессионных органов международных организаций вопрос о круге участников и формах участия в принципе не возникает. Участники и форма участия в сессиях этих органов определены кругом участников самой организации и ее уставом или договором, учредившим данную организацию, ее органы, круг их участников и порядок работы этих органов совершенно иной характер имеет вопрос о круге участников конференции или совещания, имеющих самостоятельный характер. При созыве таких конференций вопрос о круге участников не решен каким-либо документом, и его еще предстоит решить. Это один из самых острых вопросов, и без решения его не может состояться и сама конференция. Кто же может быть участником и каков круг участников? Участниками международных конференций в принципе могут быть лишь суверенные государства. Исходя из принципа суверенного равенства государств, право заинтересованной державы не может быть нарушено ни инициатором созыва конференции при определении круга участников, ни всеми другими участниками конференции при обсуждении и решении вопросов, затрагивающих интересы третьей или третьих державГрубым нарушением правил об участниках международных конференций был мюнхенский сговор правительств Англии и Франции с гитлеровской Германией и фашистской Италией, На эту конференцию четырех не была приглашена даже Чехословакия, хотя речь шла именно о судьбе самой Чехословакии. На конференцию не был приглашен также СССР, хотя СССР и Чехословакию связывал договор о взаимной помощи. Имеется и много других случаев грубого нарушения империалистическими державами международно-правовых норм о круге участников созываемых конференций.При определении круга участников конференции имеет значение еще один момент. В практике буржуазных государств имеет место и противоположная только что рассмотренной тенденции сужения круга участников - необоснованное расширение круга участников путем привлечения к участию государств, правительства которых находятся в той или иной степени зависимости от крупных империалистических держав. Таким необоснованным расширением круга участников конференции империалистические державы стремятся обеспечить себе механическое большинство при обсуждении вопросов и принятии решений и создать обстановку изоляции для государств, стоящих на других позициях по данным вопросам или вопросу. Известны, например, серьезные споры по вопросу о круге участников Парижской мирной конференции 1946 года, когда США и Англия пытались безгранично расширить состав ее участников, чтобы получить максимально больше сторонников своей линии в формулировании условий мирных договоров после второй мировой войны.Таким образом, созыв международной конференции и совещания возможен лишь при условии согласования вопроса о круге участников.Следующим вопросом об участии в конференции является вопрос о представительстве на конференции от государств и форме участия в конференции.Право на участие в международных конференциях государства осуществляют посредством своих представительных органов или специальных представителей, которым делегированы полномочия от имени и по поручению конституционных центральных органов внешних сношений. Конституционные органы внешних сношений - глава государства, глава правительства, министр иностранных дел - специальных полномочий на представительство государства на конференции не имеют, так как представительство государства этими органами внешних сношений обусловлено самой конституцией данного государства.Участвующими в международных конференциях государствами считаются лишь те, которые направляют своих представителей; отсутствие представителя рассматривается как отказ от участия в конференции. Так, в 1907 году участниками второй Гаагской конференции явились лишь 44 государства, хотя приглашено было 47 государств.Современная практика международных конференций знает три формы участия: 1) полномочные делегации с правом решающего голоса; 2) наблюдатели и информаторы с правом лишь совещательного голоса и 3) представители от международных организаций, которые не рассматриваются как наблюдатели и информаторы, хотя в основном имеют те же права, что и наблюдатели, и не обладают правом решающего голоса.Из суверенитета участвующих в конференции государств вытекает и международно-правовой статус их представителей, пользующихся так называемым дипломатическим иммунитетом. При этом объем дипломатического иммунитета неодинаков для представителей государств на различных по своему уровню и назначению конференциях и соответствует в основном должностному уровню участвующих на конференции представителей государств. Дипломатическим иммунитетом в полном объеме пользуются, как правило, лишь представители дипломатических, политических по своей форме и содержанию работы конференций. Дипломатический иммунитет распространяется на представителей центральных конституционных органов внешних сношений государств. За делегациями конференций специализированного характера, созываемых специализированными международными организациями, например конференциями Международного метрического союза, дипломатический иммунитет признается не в полном объеме, хотя такие представители пользуются неприкосновенностью личности и бумаг, правом на дипломатический паспорт.3.3 Правила процедуры и формы работы Обычно на первом же заседании конференции или совещания определяется председатель или устанавливается принцип председательствования, вице-председатель (далеко не всегда) секретарь и другие основные органы конференции, если обо всем этом участники не договорились в предварительном порядке. Регламенты некоторых конференций предусматривают сдачу делегациями своих полномочий и их проверку до дня открытия. Для проверки полномочий обычно избирается- мандатный комитет или комиссия по проверке полномочий. Для подготовки и согласования текстов, рабочих и официальных документов избирается редакционный комитет. В зависимости от надобности образуются и другие органы конференции или совещания - комитеты и комиссий.Пленарные заседания конференций и совещаний обычно проводятся публично, если не принято какого-либо другого решения самой конференцией. В начале работы конференции, если не принято решений в предварительном порядке, определяются официальные и рабочие языки конференции и ее документов. При этом каждый делегат, независимо от того, признан ли язык его страны официальным или рабочим, как правило, выступает на своем родном языке. Но все документы и труды конференции публикуются лишь на принятых конференцией языках.В условиях политики «холодной войны», которую проводили империалистические державы, иногда создавалась невозможность организации общего секретариата, и на ряде совещаний каждая делегация имела свой собственный секретариат, и уже в процессе совещания работа координировалась. Только совещания или конференции, проводимые от имени ООН, имеют общий секретариат, работу которого обеспечивает аппарат Секретариата ООН. Главное, что требуется обеспечить, - это перевод выступлений и документов Обычно страна, в которой проводится конференция, берет на себя всю техническую сторону дела и устанавливает порядок записи, стенографирования и размножения документов, который согласовывается с представителями секретариатов делегаций. При выезде на конференцию назначаются соответствующие главы делегаций и при них советники Делегация может состоять из нескольких делегатов, но число делегатов не имеет значения с точки зрения соотношения сил Голосование производится лишь делегациями с решающим голосом. Каждая делегация независимо от количества ее членов имеет лишь один голос, поскольку она представляет лишь одно государство и поскольку участниками конференций являются именно государства. Решения, принятые большинством голосов, как правило, не связывают несогласное с ними меньшинство, но обязательны для государств, голосовавших за эти решения. По согласованию между участниками конференции может быть принят и другой порядок.В последние годы в связи с изменением соотношения сил на международной арене все чаще в практике международных совещаний и даже работы постоянных органов применяется принцип решения всех вопросов по согласованию, а не путем голосования. Такая практика стала обычной в работе, например, Комиссии по разоружению, Комитета по использованию космического пространства в мирных целях и ряда других международных органов. Она оформлена соответствующими правилами процедуры или принятыми данными органами решениями. Такая практика свидетельствует о невозможности в нынешней международной обстановке решения важных вопросов путем навязывания каким-либо государствам чужой воли. В этом сказывается также возросшая роль и влияние государств, которым нельзя навязать каких-либо неприемлемых для них решений. На Совещании по безопасности и сотрудничеству в Европе, работавшем в течение 1972-1975 годов в Хельсинки и в Женеве, с самого начала было установлено правило консенсуса. По приезде на совещание делегации обычно договариваются предварительно о порядке открытия совещания и о первых организационных шагах совещания.Помимо созыва пленарных заседаний создаются комитеты или комиссии, в которых ведется черновая работа. После общих прений или в процессе общих прений рабочие комиссии согласовывают те или другие проекты, подготавливают те или иные решения. Нередко бывает, что на пленарных заседаниях не удается достигнуть единогласия даже по простым вопросам ввиду противоречивости позиций различных делегаций. Тогда, чтобы договориться, делегации вступают в неофициальные дипломатические переговоры. Это делается как в комиссиях, комитетах, так и на различных завтраках, приемах и т.д. Такие полуофициальные переговоры дают возможность найти пути для компромиссного решения, поскольку в официальных выступлениях на международной конференции рискованно выступать с компромиссным предложением, предварительно не выяснив возможной реакции своего партнера на это предложение.На Женевском совещании 1954 года, когда обсуждался вопрос о прекращении войны во Вьетнаме, именно неофициальными переговорами удалось достигнуть согласованного решения. Премьер-министр Англии Идеи и премьер-министр Франции Мендес-Франс пошли на компромиссное соглашение, потому что положение было безвыходным для их стран. Во Франции требовали немедленного прекращения затянувшейся тяжелой войны, в Англии также видели бесперспективность войны во Вьетнаме и искали мирного урегулирования положения в Юго-Восточной Азии, боясь за стабильность в колониальных владениях Англии в этом районе. На основе неофициального компромиссного соглашения удалось найти решение, приемлемое для СССР, КНР, Англии и Франции, против которого, однако, были США. США, и, прежде всего лично Даллес с его пресловутой политикой «с позиции силы», потерпели серьезное поражение.Неофициальные переговоры с делегацией США, а также с делегациями Англии и Франции вела советская делегация на заседаниях Подкомитета Комиссии ООН по разоружению в 1957 году. В Комитете 18 государств по разоружению практика неофициальных переговоров и предварительного согласования вопросов между двумя сопредседателями стала обычной. В процессе таких переговоров постепенно выявляются позиции сторон и намечаются взаимные уступки. Одновременно на официальных заседаниях идет дискуссия по основным вопросам.Как двусторонние, так и многосторонние переговоры требуют дипломатической гибкости в поисках приемлемых решений, которые соответствовали бы главным жизненным интересам сторон и в то же время могли бы допускать те или иные формулировки, в которых по разным соображениям заинтересована каждая из сторон. Достижение таких приемлемых решений в ходе переговоров требует терпения и умелого использования различных дипломатических приемов со стороны каждого ведущего такие переговоры, которые нередко продолжаются и вне заседаний, даже во время тех или иных протокольных мероприятий.Как нередко идут переговоры после официальных заседаний, так проводится зондаж относительно возможных уступок с каждой стороны, так кропотливо ищут взаимоприемлемых формулировок участники переговоров.Большое значение на конференциях советская дипломатия придает публичности. Как правило, советские представители стояли за широкое освещение хода конференций в печати. Поэтому большое значение придается работе представителей печати. В крупных совещаниях принимают участие представители отдела печати МИД, которые организовывают пресс-конференции. Часто после каждого заседания делегации устраивают пресс-конференции, которые освещают ход конференции, даются ответы на в наибольшей мереактуальные вопросы. Даются также интервью отдельным видным корреспондентам и принимаются другие меры для доведения до сведения общественности позиций делегаций. Все это играет немаловажную роль в завоевании на свою сторону общественного мнения, которое оказывает определенное воздействие на ход и исход международных конференций. Во время длительной работы Комитета 18 государств по разоружению в Женеве в 1962-1964 годах, а также в последующие годы советская делегация регулярно устраивала пресс-конференции, на которых представители делегации информировали о позиции СССР в важнейших вопросах разоружения, помогая тем самым общественности разобраться в маневрах противников разоружения и мобилизуя общественное мнение в поддержку дела разоружения.Обычно перед выездом на конференцию делегация получает от своего правительства директивы по вопросам, которые подвергаются обсуждению. Такие директивы необходимы для успешного проведения конференции. Нужно предусмотреть основные возможные ходы противника, чтобы делегация имела возможность маневрировать в ходе конференции. Эти директивы вырабатываются задолго и подготавливаются основательно с участием всех компетентных людей. Но никакие директивы не могут охватить всего комплекса возникаемых вопросов.Поэтому во время конференции делегация на основе обмена мнениями, учета различных мнений вырабатывает свои тактические шаги и либо прямо осуществляет их, если они соответствуют общей линии директив, либо, если нужно менять эту линию, согласовывает такие изменения с центром и получает соответствующие указания.Заключение Итак, в заключение сделаем следующие выводы.Конференция - одно из ключевых мероприятий в системе обмена информацией. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.Выделяют различные виды конференций, среди них - научные, деловые (или бизнес-конференции), пресс-конференции, международные.Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Она предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.Причем это мероприятие, требующее серьезной подготовки и профессиональных усилий для его проведения. Поэтому при принятии решения о проведении конференции необходимо рассмотреть возможность ее замены другими мероприятием (презентацией, пресс-ланчем и пр.).Цель конференции - открытое публичное общение со специалистами в этой области. При этом оно должно быть результативным - взаимовыгодным для всех сторон.Конференция должна иметь разработанный сценарий. На нее (в идеале) должны приглашаться только посвященные в рассматриваемую проблему специалисты, над формированием круга которых следует настойчиво работать.Многое зависит от «первого лица», выступающего в роли спикера. Если оно не способно вести публичную дискуссию, от конференции лучше на время отказаться.В дни проведения конференции большую роль играет вспомогательный персонал, в задачу которого входит встреча и размещение в зале участников конференции, с предварительным внесением их фамилий в регистрационный список, а также проверка аппаратуры усиления звука и видеопрезентации.Список литературы

1. Абельман Н.В. Универсальный справочник по Паблик Рилейшнз. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 237 с.

2. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. - М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.

3. Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 246 с.

4. Гундарин М.В. Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 336 с.

5. Джефкинс Ф., Ядкин Д. Паблик рилейшнз / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 416 с.

6. Доти Д.И. Паблисити и паблик рилейшнз / Пер. с англ.- М.: Изд. дом «Филинъ», 2005. - 288 с.

7. Кольцова Е. PR-коммуникации: как работать с прессой // Бизнес в промышленности. - 2001. - № 9. - С. 12-14.

8. Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. - М.: Академический проект, 2007. - 432 с.

9. Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. - М.: «Рефл-бук», К.: «Ваклер», 2000. - 528 с.

10. Коханов Е.Ф. Общение как взаимодействие социальных субъектов: (к основам социальной психологии паблик рилейшнз) // Менеджмент в России и за рубежом. - 2001. - № 5. - С. 49-59.

11. Пашенцев Е.Н. Связи с общественностью:мировая практика и современная Россия. - М.: ИТРК РСПП, 2008. - 314 с.