Глава 2. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота

2.1. Информационные потоки предприятия: структура и особенности построения

В целом информационное поле предприятия можно подразделить на собственное и внешнее. Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить 1:

Данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;

Первичные документы бухгалтерского, торгового и оперативного учета;

Приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев (письменные и устные);

Данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);

Результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности;

Другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия).

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном зависит только от позиции самого предприятия (в первую очередь, руководства). Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии. И все-таки оптимизация внутреннего информационного поля предприятия задача достаточно простая по отношению к внешнему полю.

Дело в том, что собственное поле формируется за счет внутренних источников информации, которые легко можно проверить на полноту и достоверность. В случае внешнего поля это отнюдь не гарантировано. Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:

Законы, указы, приказы и другие нормативные документы федерального уровня;

Нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);

Комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);

Данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);

Данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);

Информация от клиентов (обратная связь);

Выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок.

Кратко перечислим основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля.

Частичность информации. В ряде случаев источник дает не всю информацию, а какую-то ее часть. При этом непонятно, где и как можно найти недостающую информацию.

Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в Интернет) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной. Тем не менее, других источников может не быть, и тогда приходится либо учитывать такую информацию, либо отказываться от нее.

Противоречивость информации. Одни источники противоречат другим, причем нельзя однозначно определить достоверный источник.

Избыточность информации. Информация слишком подробна, и на выделение из нее необходимой для бизнеса части необходимы значительные усилия.

Разнородность информации. Информация из разных источников поступает в различном виде (на бумаге, устно, по электронной почте, в виде графиков и таблиц, в виде Интернет-файлов разной кодировки и т.д.). Достаточно сложно организовать унификацию такой информации для дальнейшего хранения и обработки по единой технологии.

Как видно даже из этого краткого перечня проблем, формирование и поддержание в хорошем состоянии информационного поля предприятия – весьма непростая задача. Тем не менее, решать ее приходится, так как цена серьезной управленческой ошибки неизмеримо выше.

Справится с внешним и внутренним потоком информации так, чтобы руководитель мог принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом состоит цель информационно-управляющей системы (ИУС).

В большинстве случаев информационно-управляющие системы компаний чаще всего достаточно ус-пешно использовались лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно сла-бо пересекающихся с общей линией развития компании.

Принципиально новая комплексная концепция создания корпоративной информационной системы (КИС) в отличие от большинства существующих на сегодняшний день ИУС должна быть ориентирована на решение стратегических задач компании, в числе которых снижение затратных частей бюджета и себестоимости продукции, повышение эффективности управ-ления и обеспечение ее инвестиционной привлекательности, ук-репление существующих рынков сбыта и освоение новых видов деятельности. Таким образом, можно сказать, что эта корпора-тивная система является той платформой, на основе которой строится новая, усовершенствованная модель ведения бизнеса компании - бизнеса прибыльного и высокорентабельного, обес-печивающая компании выход на новый уровень конкурентоспо-собности.

Предлагается рассмотреть отличительные особенности ИУС и КИС (рисунок 2.1.).

Таким образом, информационно-управляющие системы чаще всего достаточно ус-пешно используются лишь в качестве средства автоматизации определенных процессов, для сбора и обработки разнообразной информации и решения других локальных задач, достаточно сла-бо пересекающихся с общей линией развития компании.

В отличие от ИУС, в числе компонентов КИС, обеспечивающих эффектив-ную деятельность компании в целом, - единая система управле-ния компанией, автоматизированные системы управления техно-логическими процессами, сетевые и телекоммуникационные комплексы системы передачи телеметрической информации, си-стемы жизнеобеспечения, Internet и Intranet-решения.

Корпоративная информационная система стро-ится как единый комплекс программно-технических и организационных решений, охватывающих все производственные, тех-нологические, финансовые и хозяйственные процессы и объеди-няя все подразделения предприятия в единое информационное пространство.

Круг конкретных задач, решаемых в результате создания со-временной информационной системы, включает:

Объединение в единое информационное пространство боль-шого числа территориально удаленных друг от друга объектов и подразделений компании;

Высокоскоростную передачу по каналам связи любых видов информационных потоков;

Поддержку деятельности всех подразделений и объектов предприятия;

Автоматизацию всех технологических и бизнес-процессов компании, оперативный контроль и управление процессами про-изводства, транспортировки и сбыта, взаиморасчетов с потреби-телями и поставщиками, управление персоналом и т.д.;

Мощные средства обработки и анализа получаемой ин-формации, расчет плановой и фактической себестоимости про-дукции;

Обеспечение необходимого уровня безопасности и защиты информационных ресурсов предприятия.

Рисунок 2.1. – Процесс трансформации информационно-управляющей системы предприятия в корпоративную информационную систему

Главным итогом внедрения корпоративной информационной системы должно явиться создание на предприятии эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого корпорация выхо-дит на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Она повышает доходность за счет:

Налаживания платежной дисциплины и четкого контроля за расчетами, дебиторской и кредиторской задолженностью и пла-тежами по ним;

Эффективного управления всеми видами ресурсов и созда-ния гибкой системы их стратегического и оперативного планиро-вания.

Снижение затрат происходит за счет:

Оптимизации учетной и налоговой политики, внедрения чет-кого механизма расчета и выплат налогов;

Возможности оперативного перераспределения материаль-ных потоков.

При этом повышается инвестиционная привлекательность за счет использования общепринятых мировых стандартов учета и полной «прозрачности» финансово-экономических потоков для инвесторов и кредиторов, а так же качество и оперативность ра-боты каждого подразделения предприятия. Последнее происхо-дит за счет:

Создания единого информационного пространства для тех-нологических и бизнес-систем, создания единой базы знаний предприятия;

Внедрения внутрикорпоративных стандартов и использова-ния единой технологии обработки информации на всех уровнях управления;

Внедрения систем электронного документооборота, позво-ляющего рационально организовать внутренние и внешние ин-формационные потоки;

Организации четкого персонального контроля за исполне-нием приказов, поручений.

Формирование единого информационного поля деятельности компании опирается на получение информации из разных источников. Поэтому для обеспечения ее эффективного использова-ния должен учитываться ряд принципов, гарантирующих резуль-тативность информационного обеспечения. При организации ин-формационного обеспечения необходимо исходить из ряда ос-новных положений (принципов).

Принцип взаимодействия. Под ним понимаются основные руководящие положения, которые опосредуют цель, содержание и формы делового сотрудничества на предприятии.

Принцип законности. Под ним понимается повсеместное, безусловное и точное исполнение всеми должностными лицами и подразделениями действующего законодательства.

Принцип паритетности (равноправия) сторон и разделения их компетенции.

Принцип конфиденциальности. Ценность и конфиденциаль-ность основной массы информации, использующейся при инфор-мационном взаимодействии, предполагает необходимость нераз-глашения государственной, служебной и коммерческой тайн, иных сведений, охраняемых законом, обеспечения полноты и до-стоверности данных.

Принцип компенсационности. Вопрос о компенсации огова-ривается в отдельных договорах либо в соответствующих норма-тивных актах.

Принцип информационной совместимости. Без внедрения информационных технологий невозможно эффективное взаимо-действие между подразделениями. При обработке огромных мас-сивов разнообразной информации технические средства, выпол-няющие эту задачу, должны «понимать» друг друга, что достига-ется за счет общих принципов информационной совместимости. Данный принцип должен закладываться в основу разработки всех сложных информационных систем, связанных с необходи-мостью их взаимодействия.

Корпоративной информационной системе для управления средней или крупной компанией должны быть присущи следую-щие признаки:

Высокая функциональность;

Модульная архитектура;

Высокая производительность;

Высокая гибкость в соответствии с требованиями заказчика;

Гибкая конфигурация рабочего места;

Централизованное разграничение полномочий пользова-телей;

Полное соответствие нормативным и законодательным актам;

Ориентация на доступные технические и программные сред-ства.

Функциональная структура информационной системы компании представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. – Внутренняя структура информационной системы промышленного предприятия

В рамках подсистемы «оперативный учет» реализуются сле-дующие функции:

а) сбыт: ведение договоров на поставку продукции; формиро-вание приказов на отгрузку продукции; передача данных в кон-тур финансового учета; установление связи с таможенными дек-ларациями (ГТД); печать приказов и страховых квитанций; фор-мирование отчетности по отгрузке продукции; ведение «кредит-ной линии» клиента;

б) склады сырья и материалов: оформление приходных и рас-ходных документов; оформление накладных на внутреннее пере-мещение; оформление товарно-транспортных накладных; учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов; формирова-ние данных для секторов расчетов с поставщиками и подрядчика-ми, формирование отчетности по движению ТМЦ;

в) система учета передвижения железнодорожного транспор-та: учет лицевых счетов; учет расходов за услуги железной доро-ги; контроль ожидаемых зачетов и денежных средств в пути; формирование отчетной документации и др.

В подсистеме «управление финансами» реализуются следую-щие виды работ:

а) дебиторы/кредиторы: расчеты с дебиторами за отгружен-ную продукцию; проведение операций взаимозачета; проведение вексельных операций; учет экспортных контрактов; анализ де-биторской и кредиторской задолженности;

б) банковские операции: оформление банковских докумен-тов; учет остатков средств на счетах; операции по продаже/по-купке валюты;

в) планирование и финансовый анализ: составление сводного бюджета компании и контроль его исполнения; детализирован-ный анализ финансового состояния компании; контроль учета денежных средств в выручке компании;

г) бухгалтерский учет: автоматическое формирование прово-док в главной книге на основе первичных документов, гибкая на-стройка плана счетов бухгалтерского учета, формирование всех бухгалтерских проводок в системе, формирование бухгалтерско-го баланса.

В подсистеме «производство» реализуются следующие функции:

а) калькуляция плановой себестоимости продукции гибкая настройка производственной программы, расчет потребности в полуфабрикатах, формирование сводной и развернутой кальку-ляции, расчет коммерческой себестоимости, анализ рентабель-ности, сравнительный анализ себестоимости,

б) расчет и анализ производственной себестоимости, фор-мирование и анализ производственной себестоимости продук-ции по статьям затрат, анализ затрат на 1 рубль товарной про-дукции, сравнительный анализ плановой и фактической себе-стоимости;

в) склад готовой продукции, учет поступления продукции на склад, учет расхода готовой продукции, формирование сводок по движению готовой продукции.

В подсистеме «основные средства» реализуются функции:

а) учет основных средств, подготовка документации по по-ступлению, выбытию и перемещению основных средств, расчет амортизационных отчислений; учет движения основных средств, формирование возрастной структуры оборудования и др.;

б) реализация и прочее выбытие основных средств, подготов-ка счетов-фактур, учет выручки от реализации основных средств, формирование отчетности.

В подсистеме «администратор системы» реализуется:

а) управление доступом гибкая настройка полномочий поль-зователей в подсистеме, организация пользовательских групп, ограничение доступа к данным отдельных подразделений;

б) целостность данных; система специализированных про-граммных средств, направленных на поддержание логической и физической целостности данных системы; операционный мони-торинг действий пользователей; статический контроль активно-сти пользователей;

в) мониторинг ошибок регистрация системных ошибок; кон-троль возникновения, анализ причины; сохранение контекста ошибок разработчика;

г) управление печатной отчетностью;

д) конфигурация параметров системы: настройка на «вла-дельца системы»; настройка на специфику учета и организации хозяйственной деятельности, настройка системных параметров системы; настройка размещения данных.

Внутреннее управление информационными потоками предприятия базируется на понятии документооборота.

Успех управленческой деятельности в значительной степени за-висит от того, насколько быстро и качественно происходит обработ-ка всей необходимой документации, движение которой осуществля-ется по определенным маршрутам от места составления или поступ-ления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называет-ся документооборотом 1 . Он должен быть организован таким обра-зом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Порядок движения документов можно представить следующим образом (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3. – Схема движения документов на предприятии

Правильная организа-ция работы с документами зависит от того, насколько четко разде-лены функции и обязанности между работниками предприятия. Точ-ное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с доку-ментами.

В соответствии с целью создания документы подразделяются на:

Распо-рядительные (приказ, указание);

Организационные (положение, устав, инструкция, протокол);

Информационно-справочные (справ-ка, докладнаяили объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, командировочное удос-товерение);

Личные (автобиография, заявление, доверенность).

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

Внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

Входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

Исходящие (отправляемые в другие организации) – письма, планово-отчетная документация.

Документы распределяются в организации в соответствии с фун-кциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инст-рукциях исполнителей.

Обработка входящих документов.

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в орга-низацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены толь-ко на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуще-ствляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и не-регистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых докумен-тов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, отно-сятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошю-ры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления доку-мента, его номер.

Входящие документы проходят предварительную обработку в кан-целярии, где их распределяют на потоки:

Руководителям организации – для обязательного рассмотре-ния;

Структурным подразделениям – для исполнения. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет ис-полнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резо-люции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке испол-нения документа заносятся секретарем-референтом в регистрацион-ный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Ког-да работа над документом завершена, на документе про-ставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-рефе-ренту для подшивки в дело.

Обработка исходящих документов.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

Составление проекта документа исполнителем;

Согласование проекта документа;

Проверка правильности оформления проекта документа;

Подписание документа руководителем;

Регистрация документа;

Отправка документа адресату;

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными под-разделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложе-ния к нему, правильность оформления документа, наличие необходи-мых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземп-лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля-ются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исхо-дящих документов.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сор-тировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в от-деление связи.

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под-готовка и оформление осуществляются в соответствии с общими пра-вилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы.

Рассмотрим информационные потоки, имеющие место в действующей информационной системе. Информация, как отмечает В.И. Кнорринг (1997), - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных проблем современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации - совокупность сведений, данных, знаний или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике информация тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Винер Н. пишет: «Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком» Зиновьева Н.Б. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. Учебно- методическое пособие. -- М.: Профиздат, 2001. -- 6 с.. С точки зрения методологии управления, прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает какое-либо свойство этого сложного и многозначного понятия: информация - коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация - передача разнообразия (Эшби), информация - мера сложности структур (Моль), информация - вероятность выбора (Яглом) и т.д.

Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики, к знаменитым «демонам» Максвелла и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной. В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. СУ может быть определена как совокупность контуров циркуляции и преобразования информации, и такая интерпретация понятия представлена на рис. 1.2. Этих определений вполне достаточно для изучения проблем управления.

Рис. 1.2.

Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими следующими особенностями:

1) является столь же абстрактным понятием, как понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;

2) обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается;

3) в любых сферах знаний она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постепенно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.

Постоянно меняющееся состояние рынка или внешней среды требует немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными (рис. 1.3). По имеющимся данным, к началу 90-х годов ХХ века 60% рабочих мест в США зависят от работы служб обработки информации, и затраты на эту деятельность составляют около 70% валового национального продукта. Однако большинство на такие затраты идут - это выгодно.

Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. Внешние цели организации определяют состав и структуру информационных потоков, обеспечивающих управление по внешним целям. Внешние информационные потоки генерируются внешней по отношению к организации средой, характеризуются пространственной сложностью, взаимообусловленностью и взаимозависимостью. Данные информационные потоки генерируются двумя относительно самостоятельными подсистемами внешней среды: макроокружением и непосредственным окружением. В структуризации источников информации воспользуемся классификацией внешней и внутренней среды, предложенной О.С. Виханским и А.И. Наумовым (1996).

Рис. 1.3.

По нашему мнению, внешние информационные потоки в рамках макроокружения генерируются следующими пятью источниками:

· экономической компонентой;

· правовой компонентой (регулирование среды хозяйствования и правил экономических взаимоотношений с субъектами ее регулирования);

· политической составляющей;

· социальной компонентой;

· технологической компонентой.

Внешние информационные потоки в рамках непосредственного окружения генерируются следующими четырьмя источниками: покупателями, поставщиками, конкурентами, рынком рабочей силы. Структура и объемы этих информационных потоков должны быть сбалансированы и взаимоувязаны:

· с разнообразием (структурой и объемами) обратной управляющей информации, обусловленной изменениями во внешней среде;

· с разнообразием подразделений организационной структуры системы управления, необходимых для обработки внешних информационных потоков;

· с разнообразием подразделений, необходимых для обработки внутренних информационных потоков.

Источниками внутренних информационных потоков являются срезы внутренней среды организации и используемые в процессе производства товаров и услуг ресурсы: кадровый, организационный, производственный, маркетинговый, финансовый. Весьма важным представляется организационный срез, который генерирует информацию о состоянии управленческих функций в организации, в рамках которых осуществляется распределение полномочий. Связи и отношения, имеющие место при реализации управленческих функций, прав и полномочий, также генерируют информационные потоки.

В общем виде управление по внешним целям организации идет по следующей цепочке: ресурсы объекты регулирования ресурсы. Этот процесс имеет ресурсные и поведенческие, с точки зрения внешней и внутренней среды организации, ограничения.

Таким образом, внешние и внутренние информационные потоки, связанные с состоянием внешней и внутренней среды организации, образуют базовые информационные потоки, которые являются основой для:

· выработки управляющей информации для управления по внешним и внутренним целям как главного продукта деятельности СУ;

· корректировки и проектирования организационной структуры СУ.

Информационные потоки по определению А.Н. Родионова (2000) имеют трехслойную архитектуру (рис. 1.4), включающую данные (базы данных или учетно-производственную и вспомогательную информацию), правила ведения бизнеса (формальные и неформальные, или, другими словами, директивную и нормативно-техническую информацию), а также формируемые в организации документы и принимаемые управленческие решения.

Рис. 1.4. Трехслойная архитектура информационного потока

Методы исследования информационных потоков

Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:

1) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;

2) установление способности ИПП получать и перерабатывать внешние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;

3) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.

Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:

1) изучение структуры и состава информационных ресурсов;

2) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях;

3) наличие и состав электронных информационных ресурсов;

4) наличие и состав аппаратных и программных средств;

5) определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;

7) представление процессов формирования и маршрутов движения документов;

8) анализ информационных потребностей;

9) определение информационных потребностей данной организации;

10) группы пользователей;

11) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;

12) основания и процессы принятия управленческих решений (Модин, 1970).

Основные объекты исследования:

1) документированные и недокументированные сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные);

2) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;

3) маршруты движения сообщений.

Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:

1) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации - источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);

2) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ - источников информационных потоков по остальным функциям организации;

3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработки (назначение документа, количество экземпляров, наименование реквизитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);

4) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;

5) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;

6) определение достигнутого уровня механизации планово-управленческих работ (Модин и др., 1970).

Известны следующие методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический (рис. 1.5).

Рис. 1.5.

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод Подробнее в кн. А.Г. Игнатьевой и М.М. Максимцова (2001). используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

1) источникам и получателям;

2) видам сообщений;

3) срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;

4) периодичности;

5) объему;

6) срокам и участникам контроля и т.д.

В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.

Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):

1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

3) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;

4) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

5) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;

6) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;

7) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;

8) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;

9) наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.

Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.

Информационная модель подразделения характеризует его внутреннюю структуру, особенности деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.

Отчетность состоит из многочисленных обобщенных, детализированных и особых справок, представляющих собой информационное сопровождение логистических операций. Движение информационного потока, связывающее между собой все эти компоненты, происходит по коммуникационным каналам.

Логистические информационные потоки характеризуются:

· неоднородностью (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна). Следует отметить, что под однородностью в линейном программировании и, в частности, в транспортной задаче понимается неограниченная возможность перевозки продукции из любого пункта отправления в любой пункт назначения.

Применительно к процессу движения информации внутри логистической системы требование однородности также предполагает неограниченную возможность передачи любого документа в любое структурное подразделение аппарата управления;

· множественностью подразделений - поставщиков информации;

· множественностью подразделений - потребителей информации;

· сложностью и трудностью практической обозримости информационных маршрутов;

· множественностью числа передач единиц документации по каждому маршруту;

· многовариантностью оптимизации информационных потоков.

Методически важным с точки зрения логистики является определение взаимодействия материального и информационного потоков. Всегда считалось, что материальный поток генерирует информационный, т. е. постулировалась первичность материального потока. Однако современные информационные технологии изменили последовательность взаимодействия материального и информационного потоков, и в настоящее время различают три варианта их взаимодействия.

1. Информационный поток опережает материальный. В этом случае от информационного потока поступают сведения о достижении материальных потоков (прямое направление) или он содержит сведения о заказе (встречное направление).

2. Информация сопровождает материальный поток, движется одновременно с ним. Этим потоком идут сведения о количественных и качественных параметрах материальных потоков, что позволяет правильно и быстро оценивать их состояние и принимать необходимые регулирующие решения.

3. Информационный поток отстает от материальных потоков. В это случае информация служит только для оценки результатов.

Любая логистическая компания, и не только нуждается в рекламе. Реклама малого формата отлично подойдёт для развивающихся компаний, с небольшим рекламным бюджетом. Для того чтобы название фирмы, магазина или организации достаточно примелькалось глазу потенциального потребителя, нет ничего лучше, чем напоминать ему о своём существовании в стенах его родного дома.

Логистические компании очень тесно связаны с потребительским рынком - это грузоперевозки, доставка продуктовых и промышленных товаров, склады, в том числе и оптовые, мелкооптовые, а это малый бизнес и соответственно реклама очень актуальна не только на больших стендах, но и реклама на подъездах, листовки в почтовых ящиках и т. д.

VII. ЛОГИСТИКА

4. Информационная логистика

Важность создания и использования информационных систем в логистических системах

В основе процесса управления МП лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев ЛЦ является наличие информационных систем, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ею исходя из принципов единого целого. На современном уровне развития общественного производства стало очевидно, что информация – это самостоятельный производственный фактор , потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающий МП, занимается созданием и управлением информационными системами (ИС), которые технически и программно обеспечивают передачу и обработку логистической информации. Предметом изучения информационной логистики являются особенности построения и функционирования ИС, обеспечивающих функционирование ЛС. Целью информационной логистики является построение и эксплуатация информационных систем, обеспечивающих наличие: 1) нужной информации (для управления МП); 2) в нужном месте; 3) в нужное время; 4) необходимого содержания (для лица принимающего решение); 5) с минимальными затратами.

С помощью информационной логистики и совершенствования на ее базе методов планирования и управления в компаниях ведущих промышленных стран происходит в настоящее время процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией .

Информационный поток. Виды информационных потоков. Взаимосвязь информационных и материальных потоков

Каждому МП соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток (ИП) – это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. В табл. 4.1 приведена одна из возможных классификаций ИП.

Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара):
· опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
· опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
· одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах МП;
· вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.

Таблица 4.1

Классификация информационных потоков

Признак классификации
Отношение к ЛС и ее звеньям	Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные
Вид носителей информации	На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные
Периодичность использования	Регулярные, периодические, оперативные
Назначение информации	Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные
Степень открытости	Открытые, закрытые, секретные
Способ передачи данных	Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям
Режим обмена информацией	«on-line», «off line»
Направленность относительно МП	В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП
Синхронность с МП	Опережающие, одновременные, последующие

Информационная система. Виды информационных систем на микроуровне

Информационная система – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники и программного обеспечения, позволяющая решать те или иные функциональные задачи, например, в логистике – задач по управлению МП. Наиболее часто ИС подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую. Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обес печивающая подсистема, включает следующие элементы: техническое обеспечение, т. е. совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информационных потоков; информационное обеспечение, включающее различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных; математическое обеспечение , т. е. совокупность методов решения функциональных задач.

На микроуровне различают следующие три вида ИС:

1) Плановые ИС создаются на административном уровне управления для принятия долгосрочных решений: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и др.

2) Диспозитивные или диспетчерские ИС создаются на уровне управления складом или цехом для обеспечения отлаженной работы ЛС, для принятия решений на среднесрочную и долгосрочную перспективу: распоряжение внутрискладским или внутризаводским транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов; детальное управление запасами.

3) Исполнительные ИС создаются на уровне административного или оперативного управления для исполнения повседневных дел в режиме реального времени: контроль МП; оперативное управление обслуживанием производства; управление перемещениями и т.п.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие ЛС с совокупным МП. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт-производство-снабжение», что позволяет создать эффективную систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

Вертикальная и горизонтальная интеграция информационных систем

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую ИС. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков, связывающих плановые, диспозитивные и исполнительные системы, приведена на рис. 4.1.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

Рис. 4.1. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков в микрологистических системах

1. Объектом работы информационной логистики является информационный поток.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.

Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.

Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.

→ бумажных документах традиционного типа;

→ электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах);

→ устные:,

→ телефонные;

→ речевые (общение без телефона).

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:

→ от вида связываемых потоком систем:

горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);

вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);

→ места прохождения:

внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);

внутренний (информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);

→ направления по отношению к логистической системе:

входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);

выходной (информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);

→ срочности

обычные;

срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

очень срочные - "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

→ конфиденциальности (секретности):

обычные;

→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений

простые;

заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);

ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);

→ скорости передачи:

традиционные (почтовые сообщения);

быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);

→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):

местные;

иногородние;

дальние;

международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:

→ источник возникновения;

→ направление движения потока;

→ скорость передачи и приема;

→ интенсивность потока и др.

Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.

→ по источнику возникновения;

→ направлению;

→ объему;

→ периодичности;

→ порядку согласования;

→ порядку утверждения;

→ срокам действия;

→ порядку хранения и др.

Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока- учет географического или территориального адресата его назначения: на Крайний Север, Дальний Восток, Украину и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.

Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Один из них - учет размеров потока по числу: документов; листов в потоке; страниц в потоке; пачек документов. Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков.

Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. При нем объем потока определяют числом строк в документе - документо-строк или числом слов в сообщении - телеграммах.

Третий способ - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в магнитных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

Периодичность информационных потоков характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные потоки - разовые, не повторяются и создаются один раз на каждый материальный поток, параллельно с ним, чуть ранее или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой. Такова, например, отчетность по движению материальных ресурсов.

Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается (подписывается) определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т. д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Таковы лицензии, квоты, право на место в транспортном средстве, некоторые уведомления о возможности заказа, праве на востребование похищенного груза и др. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия.

Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояния их движения к заданному месту доставки.

Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме.

Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др.

3. Управлять информационным потоком можно 1 .

→ изменяя направление потока;

→ ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

→ ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

4. Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).

Часто информационные и материальные потоки протекают в разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.

Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а материальный поток находится еще в пути следования. Такие документы фиксируются как основание для учета "запасов в пути" и после прибытия груза сверяются с его составом и объемом.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.