Условное форматирование позволяет применять к ячейкам цвета при определенных условиях, таких как наличие повторяющихся значений или значений, соответствующих определенным критериям (например, больше 100 или равных заданному доходу). Для этого применяются правила выделения ячеек и правила отбора первых и последних значений. Можно также ранжировать отдельные ячейки по диапазону значений с помощью гистограмм, цветовых шкал и наборов значков. Условное форматирование динамично и автоматически корректируется при изменении значений.
Примечание: До версии Excel 2007 условное форматирование приходилось создавать с помощью формулы, и поддерживались всего три уровня. Во всех версиях, начиная с Excel 2007, имеется множество готовых правил, которые легко применять, и поддерживается до 64 уровней. Если для вашей ситуации не подходит ни один из готовых форматов, вы можете использовать формулу для применения условного форматирования .
В этой статье мы продемонстрируем несколько способов применения готовых правил условного форматирования. Существуют тысячи возможных комбинаций, поэтому смело экспериментируйте, чтобы найти наилучший вариант. Но при этом не забывайте о своей аудитории, чтобы слишком сложное представление не помешало вас понять.
Выделение повторяющихся значений цветом
Чтобы выделить повторяющиеся элементы в столбце данных,
Диапазон о будет отформатирован, и повторяющиеся элементы будут выделены выбранным цветом.
Сортировка по цвету
Выполните указанные ниже действия.
Щелкните в любом месте диапазона данных, а затем на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка .
В раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец ФИО сотрудника , в раскрывающемся списке Сортировка - значение "Цвет ячейки", в раскрывающемся списке Порядок - цвет, а в последнем раскрывающемся списке - значение Сверху . Нажмите кнопку ОК , чтобы применить заданное форматирование.
В отсортированной таблице повторяющиеся значения будут сгруппированы сверху.
Выделение первых 10 элементов в диапазоне
Правило Первые 10 элементов позволяет быстро выявить лидеров в диапазоне, например 10 лучших клиентов в списке на основании показателей. Точно так же вы можете выбрать правило Последние 10 элементов , Первые/Последние 10% или Выше/Ниже среднего . Выбрав правило, вы можете изменить число 10 на другое значение.
Чтобы выделить 10 лидеров с наибольшим доходом, выполните указанные ниже действия.
Отображение дисперсии с помощью гистограмм
Если вы применяете условное форматирование с использованием гистограмм , Excel отображает в каждой ячейке полосу, длина которой соответствует значению ячейки относительно других ячеек в выбранном диапазоне.
Чтобы повторить инструкции из примера, выполните указанные ниже действия.
Выделение положительных, нейтральных и отрицательных значений с помощью наборов значков
С помощью набора значков вы можете визуально отметить значения, которые попадают в определенные диапазоны чисел или процентов. В этом разделе мы обозначим соответствие региональной производительности стандартам с помощью положительных , нейтральных и отрицательных значков.
Чтобы узнать, как это сделать, выполните указанные ниже действия.
Отображение дисперсии с помощью цветовых шкал
С помощью параметра Цветовые шкалы можно выделить значения, чтобы показать диапазон или сравнить максимальные и минимальные показатели (в данном случае с января по июнь).
Выполните указанные ниже действия.
Условное форматирование в Excel – это возможность устанавливать свой собственный стиль при выполнении некоторого условия. Эта функция необходима для проведения визуального анализа данных. Подсветка ячеек таблицы поможет быстро анализировать информацию.
Формат Excel файлов
Когда строк и столбцов в таблице Excel много, трудно охватить взглядом всю информацию в ячейках. В таком случае есть опасность пропустить важные данные и проанализировать их неправильно. Если же таблицу автоматически раскрасить в разные цвета (провести условное форматирование), то это поможет увидеть полную картину, не вглядываясь в каждую ячейку.
Как установить формат ячеек в Excel разберем на примере сравнения двух столбцов – количества запланированной к выпуску продукции и реально выпущенной.
Отметим красным те строки, где план в 2000 единиц выполнен не был. Для этого необходимо указать критерий для установки стиля. Щелкнем по ячейке C2 – она первая и хранит информацию о выпущенной продукции. Условное форматирование выполняется с помощью одноименного значка на панели инструментов.
После нажатия на нее мы увидим меню, в котором можно реализовать условное форматирование. Используем опцию «Меньше».
При выборе откроется окно, в котором можно установить значение и выбрать цвета.
Введем граничный параметр 2000 и выберем красный цвет. Жмем «ОК». Ячейка станет цветной, так как значение в ней меньше заданного.
Чтобы выполнить действие сразу для всего столбца, выделим его.
Так мы сразу увидим месяца, в которых минимальный план выполнен не был.
Условное форматирование ячеек в Excel на основании значений другого диапазона
Часто бывает необходимо поставить стиль в зависимость не от конкретного значения, а от данных из другой ячейки. В этом случае укажем адрес, а не число.
Обратите внимание, что в окне указан абсолютный адрес ячейки ($E$3). В данном случае это допустимо, так как сравнение указывается для фиксированной ячейки.
После нажатия «ОК» мы увидим подсветку в тех ячейках, где значение меньше указанного.
Если ввести в ячейку E3 новое значение, то и оформление в таблице Excel изменится.
Для сравнения с диапазоном следует немного изменить условие. Выделите столбец с фактически выпущенной продукцией и снова нажмите на кнопку условного форматирования. При выборе опции «Меньше» в окне укажите первую ячейку столбца «Запланировано». Это можно сделать мышкой.
Мы опять видим абсолютную адресацию, которая устанавливается по умолчанию. Необходимо удалить знак «$», если мы хотим получить сдвиг условного форматирования при установке стилей.
В таком случае стиль будет вычисляться на основании сравнения двух парных ячеек.
Вместо чисел можно использовать любые значения: строка, дата и т.д. Например, выделим все автомобили в пункте проката, которые находятся в резерве. Значение «р» - означает, что авто свободно, а «с», что сдано.
Установим зеленый цвет для свободных автомобилей. Нам понадобится условие «Равно».
В качестве значения укажем «р».
Теперь мы легко можем увидеть, какой автомобиль свободен.
Чтобы проверить правило, необходимо воспользоваться пунктом «Управление правилами» в меню условного форматирования.
При его выборе откроется окно с перечнем правил.
Вы можете скорректировать правило условного форматирования Excel или установить новое.
Правила условного форматирования в Excel с несколькими условиями
Часто одного условия недостаточно. Бывает необходимо выделить ячейки в зависимости от двух, трех или большего числа значений. В таком случае, вы можете применять правила условного форматирования последовательно к одному и тому же диапазону. Например, в последнем примере обозначим красным занятые авто.
Выделим еще раз диапазон и выберем правило «Равно». Укажем значение «с» и установим красный цвет.
При этом старое правило условного форматирования останется и будет действовать. Это можно увидеть в управлении.
Еще один способ – использовать пункт «Создать правило». Выделите диапазон и выберите его в меню условного форматирования.
Затем установите правило для ячеек, которые содержат определенное значение.
Далее выберите цвета для оформления. Для этого нажмите кнопку «Формат».
Создайте еще одно правило.
Формат даты в Excel
В случаях, когда вам нужно выделить определенную дату, в Excel можно использовать условное форматирование временных значений. Для этого выберите «Дата» в разделе «Правила форматирования ячеек».
В выпадающем меню можно увидеть все возможные варианты.
Примечательно то, что при открытии документа значения даты сравниваются с текущим, и если какое-либо правило изменилось (например, перестало быть «Вчера»), то стиль для него изменяется. Это очень удобно при повторной работе с документом.
Например, выбрав условие «В текущем месяце» для ноября мы получим выделение красным только тех строк, которые попадают под это условие.
Формат таблицы Excel с использованием формул
Также можно поставить стиль в зависимость от формул и функций. Такое условное форматирование может понадобиться, если вы считаете остатки, или сумму и т.д.
Для нашего первого примера выделим те ячейки, в которых значение выпущенной продукции больше чем среднее за год.
Выделяем диапазон и устанавливаем новое правило с использованием формулы.
Функция СРЗНАЧ считает среднее значение для указанного диапазона.
Таким образом вы можете установить стиль для любой ячейки.
Установка стиля для целой строки
Чтобы оформление было применено ко всей таблице, выберите ее в качестве диапазона. Например, для наших автомобилей мы установим такое правило:
И применим его ко всему диапазону.
Это позволит раскрасить всю таблицу.
Обратите внимание на первый доллар в формуле. Он означает, что столбец зафиксирован, а менять будет только номер строки. Его устанавливать надо обязательно, иначе стиль применяться ко всей строке не будет.
Формат числа в Excel
В конце расскажем, как быстро установить числовой формат в Excel. Иногда ваше число вдруг превращается в текст или дату. Если это произошло, преобразуйте значение в нужный формат.
Установите указатель на ячейку с числом и нажмите квадратик в правом нижнем углу панели «Число» вкладки «Главная».
В окне выберите нужное значение и установите число десятичных знаков. Также можно выбрать, как будет отображаться отрицательное число.
Галочка «Разделитель групп разрядов» позволит устанавливать пробел между разрядами числа.
Также вы можете установить денежный или финансовый формат.
Используйте условное форматирование для придания наглядности вашим таблицам. Это ускорит анализ и обработку данных.
Отличного Вам дня!
Команда Ячейки (Cells) меню Формат (Format) контролирует отображение на экране цифровых и алфавитных символов. При этом всегда следует помнить о том, что между хранимыми и показываемыми в ячейках значениями существуют определенные различия. Например, если ввести число с шестью значащими цифрами после десятичной точки в ячейку, настроенную на отображение только двух значащих цифр, в результате четыре последние цифры вы не увидите. Однако хранимое в ячейке значение будет верным, и при расчетах Excel будет использовать число с указанной вами точностью.
СОВЕТ
При копировании ячейки учитывается ее формат. Вставляя данные в другую ячейку, вы переносите на нее форматирование исходной ячейки. Таким образом, чтобы сэкономить время, имеет смысл применять команды Копировать (Сору), Вставить (Paste) и Заполнить (Fill) к уже имеющим законченный вид данным. Более подробно о копировании и вставке рассказывается в главе 7, «Редактирование листов».
Форматирование отдельных символов
Если выделить ячейку и применить к ней какой-либо формат, изменения коснутся всего содержимого ячейки. Но при необходимости можно отформатировать и отдельные символы текста, записанного в ячейке (не цифры и не формулы). Для этого достаточно выделить нужные символы или слова и задать для них необходимые атрибуты. Чтобы увидеть результат своих действий, нажмите клавишу Enter. Пример такого форматирования приведен на рис. 8.6.
СМОТРИ ТАКЖЕ –
Другие примеры форматирования отдельных символов смотрите в разделе «Изменение шрифта» этой главы.
Рис. 8.6. При желании можно по-разному форматировать отдельные символы в ячейке
ПРИМЕЧАНИЕ
Если попытаться применить форматирование к отдельным символам (цифрам) числового значения, после нажатия клавиши Enter назначенные атрибуты проигнорируются, поскольку они будут перекрываться форматом, примененным к числу в целом.
Форматирование чисел при вводе
Добавление к числовым значениям специальных символов, например знака доллара, процента, запятой или наклонной черты (прямого слэша), позволяет отформатировать числа прямо при вводе. Увидев такой символ, представляющий какой-либо распознаваемый формат, программа тут же применяет его к ячейке. Ниже описывается соответствие наиболее часто используемых специальных символов и числовых форматов:
Если ввести в ячейку $45.00, Excel воспримет введенное значение как число 45 в денежном формате с двумя десятичными знаками. При этом в строке формул будет отображаться хранимое значение - число 45, а в ячейке - отформатированное значение ($45.00).
При вводе последовательности символов 1 3/8 (с одним пробелом между цифрами 1 и
3) в ячейке появится значение 1 3/8, а в строке формул будет отображаться число 1,375. Однако если ввести просто 3/8, вы увидите в ячейке дату - 3 августа, поскольку формат даты имеет преимущество перед дробным форматом. Чтобы увидеть в ячейке
дробь (3/8), а в строке формул - число (0,375), необходимо ввести строку 0 3/8, с пробелом между цифрами 0 и 3. Подробнее о вводе дат и форматах даты/времени рассказывается в разделе «Ввод дат и времени» главы 15.
Если ввести в ячейку значение 23%, то в самой ячейке, как и в строке формул, будет отображаться число именно в таком виде, но в расчетах Excel будет использовать десятичное значение - 0,23.
При вводе в ячейку числа 123 456 к ней автоматически применяется числовой формат с разделителем групп разрядов без десятичных знаков. Если же набрать 123 456,00, значению будет присвоен числовой формат с разделителем и двумя десятичными цифрами после запятой.
Создание панели инструментов Супер-Форматирование
Панель инструментов Форматирование содержит множество полезных средств, но кроме них имеется ряд других кнопок, которые не отображаются на экране. У каждого из нас есть свои любимые методы форматирования, и если существует способ упростить их выполнение, им стоит воспользоваться. Например, мы для себя создали панель инструментов Супер-Форматирование, представленную на рисунке ниже, на которую поместили несколько полезных кнопок, в том числе отсутствующие на встроенных панелях инструментов.
Вы можете повторить наши действия следующим образом:
1. В меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов (Toolbars), а затем команду Настройка (Customize).
2. В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Панели инструментов и нажмите кнопку Создать (New). Введите имя Супер-Форматирование в поле Панель инструментов (Toolbar Name) и нажмите кнопку ОК. На экране рядом с диалоговым окном Настройка появится маленькая пустая панель инструментов.
3. Перейдите на вкладку Команды (Commands), в списке Категории (Categories) выберите пункт Формат (Format) и перетащите на новую панель по очереди следующие кнопки: Стиль (Style Box), Объединить ячейки (Merge Cells), Отмена объединения ячеек (Unmerge Cells), Увеличить размер шрифта (Increase Font Size), Уменьшить размер шрифта (Decrease Font Size), Вертикальный текст (Vertical Text), Повернуть текст вверх (Rotate Text Up), Повернуть текст вниз (Rotate Text Down), Текст по часовой стрелке (Angle Clockwise), Текст против часовой стрелки (Angle Counterclockwise), Перебор цветов шрифта (Cycle Font Color), Темная штриховка (Dark Shading), Светлая штриховка (Light Shading) и Автоформат (Auto Format);
4. Когда закончите комплектацию панели инструментов, нажмите кнопку Закрыть
Пока не закрыто диалоговое окно Настройка, можно поменять местами перечисленные выше кнопки, убрать или добавить новые. Подробнее о нестандартных панелях инструментов рассказывается в главе 3, «Настройка рабочей области Excel».
Общий формат
Формат Общий (General) - это первая категория в списке Числовые форматы (Categories), который расположен на вкладке Число (Number) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells). До тех пор пока вы явным образом не измените формат ячеек, все введенные текстовые и числовые значения будут отображаться Excel в формате Общий1. За исключением трех описываемых ниже случаев, в ячейках, которым присвоен
формат Общий, в точности показывается то, что в них вводилось. Например, если ввести число 123,45, в ячейке и появится 123,45. Перечислим исключения из этого правила:
1. Длинные числовые записи отображаются в экспоненциальном формате или в округленном. Например, в ячейке со стандартной шириной в формате Общий целое число 12345678901234 будет выглядеть как 1.234567Е+13. Если в эту же ячейку ввести значение 123456,7812345 и применить к ней формат Общий, в ячейке появится округленное число 123456,8. При этом все вычисления будут выполнены с хранимым в ячейке изначально введенным значением, независимо от того, как число выглядит на экране.
2. В формате Общий не отображаются незначащие нули. Например, число 123,0
выводится как 123.
3. Перед десятичной дробью, набранной без ведущего нуля, он добавляется ав-
томатически. То есть для введенного значения,123 в ячейке отобразится число 0,123.
Числовые форматы
Параметры категории Числовой (Number) (список Числовые форматы на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек) позволяют отображать числа в виде целых величин, с фиксированной точкой и с разделителями разрядов, как показано на рис. 8.7. В отличие от общего формата здесь появляется возможность контролировать количество выводимых десятичных знаков, добавлять разделители групп разрядов, а также выделять цветом отрицательные числа. Данный формат допустимо использовать для любых чисел, не попадающих ни в одну другую категорию.
При работе с форматом Числовой действуют следующие правила:
Количество выводимых в ячейке десятичных знаков (от 0 до 30) выбирайте, вводя нужное число с клавиатуры или прокручивая значение в поле Число десятичных знаков (Decimal Places);
При установленном флажке Разделитель групп разрядов (Use 1000 Separator) между всеми триадами (сотнями и тысячами, тысячами и миллионами и т. д.) вставляются установленные разделители разрядов;
В списке Отрицательные числа (Negative Numbers) можно выбрать один из вариантов отображения отрицательных чисел: со знаком минус, красным цветом, в скобках или в скобках красным цветом.
1 Для русской версии Excel тире не добавляются. - Примеч. перев.
2 Не забудьте при вводе данных любого из дополнительных форматов снять флажок Фиксированный десятичный формат при вводе па вкладке Правка окна Параметры, поскольку иначе программа в обязательном порядке отнесет введенное значение к числовым и отделит какое-то количество последних цифр номера или индекса десятичной точкой. - Примеч. ред.
1). обрамление и заливка
2). выравнивание текста и формат шрифта
3). тип данных, ширина и высота
4). все варианты верны
6. Какой оператор не входит в группу арифметических операторов?
7. Что из перечисленного не является характеристикой ячейки?
3). размер
4). Значение
Какое значение может принимать ячейка
1). числовое
2). текстовое
3). возвращенное
4). все перечисленные
9. Что может являться аргументом функции?
2). константа
3). функция
4). все варианты верны
Указание адреса ячейки в формуле называется...
2). функцией
3). оператором
4). именем ячейки
Программа Excel используется для.
1). создания текстовых документов
2). создания электронных таблиц
3). создания графических изображений
4). все варианты верны
С какого символа начинается формула в Excel
3). пробел
4). все равно с какого
13. На основе чего строится любая диаграмма?
1). Книги Excel
3). текстового файла
4). данных таблицы
14. В каком варианте правильно указана последовательность выполнения операторов в формуле?
1). + и - затем * и /
2). операторы сравнения затем операторы ссылок
3). операторы ссылок затем операторы сравнения
4). * и / затем %
Минимальной составляющей таблицы является...
1). ячейка
2). формула
4). нет верного ответа
16. Для чего используется функция СУММ?
1). Для получения суммы квадратов указанных чисел
2). для получения суммы указанных чисел
3). для получения разности сумм чисел
4). для получения квадрата указанных чисел
Сколько существует видов адресации ячеек в Excel
4). четыре
18. Что делает Excel, если в составленной формуле содержится ошибка?
1). возвращает 0 как значение ячейки
2). выводит сообщение о типе ошибки как значение ячейки
3). исправляет ошибку в формуле
4). удаляет формулу с ошибкой
19. Для чего используется окно команды " Форма..."
1). для заполнения записей таблицы
2). для форматирования таблицы
3). для проверки орфографии на листе
4). для фильтрации записей таблицы по условию
Какая из ссылок является абсолютной
Упорядочивание значений диапазона ячеек в определенной последовательности называют...
1). форматирование
2). фильтрация
3). группировка
4). Сортировка
Адресация ячеек в электронных таблицах, при которой сохраняется ссылка на конкретную ячейку или область, называется....
1). конкретной
2). относительной
3). абсолютной
4). Комбинированной
4). Истина
26. Выделен диапазон ячеек A1:D3 электронной таблицы MS EXCEL. Диапазон содержит....
1). 6 ячеек
2). 9 ячеек
3). 2 ячейки
Форматирование ячеек
Форматирование ячеек электронных таблиц является необходимым условием работы с данными в Excel 2007. Форматирование ячеек осуществляется с помощью раскрывающегося списка "Числовой формат" или окна диалога "Формат ячеек". Это окно имеет шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка, Защита (рисунок 1). Окно диалога открывается при щелчке левой кнопкой мыши на стрелке группы "Число" на вкладке "Главная".
Рис. 1
На вкладке "Число" окна "Формат ячеек" можно назначать числовые форматы ячейкам электронных таблиц. Причем форматы ячейкам электронных таблиц можно назначать как до ввода данных, так и после их ввода в ячейки. К числовым форматам относятся: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый и т.д. (рис. 1).
Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат - Общий. Следует отметить, что можно форматировать одну ячейку или несколько ячеек одновременно.
Для форматирования ячейки (ячеек) надо ее (их) выделить, затем открыть окно диалога "Формат ячеек" или раскрывающийся список "Числовой формат" в группе "Число" на вкладке "Главная" и назначить необходимый числовой формат.
К форматированию ячеек относятся и такие операции как объединение ячеек, выравнивание и направление текста в ячейках, перенос по словам и т.д. Эти операции можно выполнить в окне диалога "Формат ячеек" на вкладке "Выравнивание" (рис. 1) или в группе "Выравнивание" на вкладке "Главная" (ris. 2).
Ris. 2
Форматирование шрифта можно осуществлять в окне диалога "Формат ячеек" с помощью инструментов на вкладке "Шрифт" или в группе "Шрифт" на вкладке "Главная". Необходимо отметить, что шрифт и другие параметры Excel 2007, действующие в режиме по умолчанию, можно изменить в окне диалога "Параметры Excel". Это окно можно открыть, выполнив команду Кнопка "Office"/"Параметры Excel" (ris. 3)
Ris. 3
Границы, заливку и защиту ячеек можно отформатировать на соответствующих вкладках окна диалога "Формат ячеек".
Кроме того, в Excel 2007 имеется инструмент "Формат" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная". Этот интрумент применяется для изменения (форматирования) высоты строки или ширины столбца, защиты или скрытия ячеек, строк, столбцов, листов, упорядочения листов (ris. 4).
Ris. 4
Применение стилей
Набор атрибутов форматирования ячеек, сохраненный под уникальным именем, называется стилем. Стили ячеек можно создавать и применять к ячейкам. Инструменты стилей ячеек помещены в группу "Стили" на вкладке "Главная" (рисунок. 5).
Ris. 5
В Excel 2007 можно осуществить изменение формата данных в зависимости от их значений. Такое форматирование называется условным форматированием. Кроме того, условное форматирование можно применить для выделения ячеек с важной информацией с помощью значков, гистограмм, цветовой шкалы и т.д. (рисунок.6).
Рис. 6
Быстрое форматирование диапазона ячеек и преобразование его в таблицу с помощью выбора определенного стиля можно осуществить инструментами "Форматировать как таблицу" из группы "Стили" на вкладке "Главная" (рисунок 7)
